1.
Teknik
dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi
Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem
·
Teknik sistem
merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.
·
Teknik sistem penting
bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan
sistem informasi.
·
Teknik sistem juga
digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi
perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan
Teknik-teknik sistem
adalah :
Alat-alat yang digunakan dalam menganalisis,
merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg
berkaitan.
Teknik Dokumentasi Sistem
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu
didokumentasikan.
1.
Untuk merancang atau
membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan
komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2.
Selain itu,
dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah
sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan
dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang
menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor
internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat
melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya
(yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3.
Dokumentasi sistem
juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah
perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
Yang paling banyak ragamnya adalah teknik
untuk mendokumentasikan proses. Berikut adalah sebagian dari teknik untuk
dokumentasi proses.
1.
Flowcahart.program.
Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk menggambarkan alur kode
program.
2.
Flowchart sistem.
Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem
operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart ssitem akan
terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan.
Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian
internal dalam sebuah perusahaan.
3.
Data Flow Diagram.
Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi.
Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses tidak perduli apakah
proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan
komputer.
4.
Use Case.
PENGGUNAAN TEKNIK – TEKNIK SISTEM
PENGGUNAAN TEKNIK-TEKNIK SISTEM DALAM AUDITING
:
·
Evaluasi Struktur
Pengendalian Intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
– Pengawasan Lingkungan
– Sistem Akuntansi
– Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.
Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
– Pengawasan Lingkungan
– Sistem Akuntansi
– Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.
·
Pengujian Ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.
Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.
Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.
·
Kertas Kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.
Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.
Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.
PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN
SISTEM :
·
Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan
pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis
informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.
·
Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru
sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input
proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain
sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan
sistem.
·
Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual
mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.
2.
Teknik
teknik sistem dan auditing, Penggunaan Teknik-teknik Sistem - dalam
pengembangan system
·
Penggunaan Teknik
Sistem Dalam Auditing
Lazimnya, audit dibagi
menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama biasanya disebut Audit
Interim. Audit interim bertujuan untuk menaksir seerapa jauh struktur
pengendalian internal suatu organisasi.
Komponen audit yang
kedua adalah Audit Laporan Keuangan. Audit laporan keuangan
melibatkan pengujian substantif. Pengujian subtantif merupakan verifikasi angka
dalam laporan keuangan secara langsung.
·
Evaluasi Pengendalian
Internal
Auditor membutuhkan
teknik untuk memecah tugas antar personel atau departemen. Flowchart analistis,
flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor
untuk menganalisis distribusi dokumen dan disajikan dalam bentuk kolom-kolom
untuk mengelompokan peran pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.
·
Pengujian Kepatuhan
Seorang auditor
menjalankan pengujian kepatuhan untuk mengkonfirmasi eksistensi, menilai
efektivitas dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Oleh karena itu,
auditor perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk
mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, diagram
hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, table keputusan, dan
metode matriks.
·
Kertas Kerja
Kertas Kerja merupakan
catatan mengenai prosedur dan penyajian yang dilakukan dalam proses audit,
informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, dan simpulan yang ditarik
dari hasil audit. Kertas kerja ini dibuat dan disimpan oleh auditor.
·
Penggunaan Teknik
Sistem dalam Pengembangan Sistem
Proyek pengembangan
sistem biasanya terdiri dari tiga fase yaitu analisis sistem, desain sistem,
dan implementasi sistem. Personel pengembangan sistem mencakup analisis
sistem,perancangan sistem,dan programer.
Implementasi sistem
mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta
tinjauan terhadap sistem pada saat sistem mulai dioperasikan untuk memastikan
bahwa sistem yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.
·
Analisis Sistem
Tanggung jawab analisis
sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner,
review dokumen, dan observasi.
·
Desain Sistem
Desain sistem
melibatkan penyusunan sistem secara lengkap dan utuh. Sebagaimana seniman
membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar, desainer juga membutuhkan alat
untuk membantu mendesain proses, alat tersebut dapat berupa matriks
input/output, flowchart sistem dan diagram alur data.
·
Implementasi Sistem
Implementasi sistem
merupakan penerapan desain yang telah dibuat. aktivitas yang biasanya
mencakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan
peralatan komputer dan infrastruktur, mendesain sistem secara detail, penulisan
dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi
dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru.
3.
TEKNIK-TEKNIK
SISTEM
·
Bagan Arus (FlowChart)
Merupakan alat yang digunakan untuk :
a. dokumentasi sistem yang sudah ada.
b. Mendesain sistem baru
c. Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
1. Dokumen flowchart
2. Sistem / proses flowchart
Merupakan alat yang digunakan untuk :
a. dokumentasi sistem yang sudah ada.
b. Mendesain sistem baru
c. Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
1. Dokumen flowchart
2. Sistem / proses flowchart
·
Bagan Arus Dokumen
Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
a. Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
b. Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
c. Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
d. Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.
·
Bagan Arus Sistem
Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan :
- High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
- Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
- Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.
Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan :
- High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
- Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
- Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.
·
Bagan Arus Program
Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program.
Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
1. Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
2. Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
3. Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
4. Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
5. Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.
Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program.
Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
1. Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
2. Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
3. Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
4. Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
5. Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.
·
Data Flow Diagram
(DFD)
Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
Elemen dalam suatu DFD :
a. Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
b. Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
c. Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
d. Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.
Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
Elemen dalam suatu DFD :
a. Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
b. Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
c. Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
d. Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.
·
Bagan IPO dan HIPO
- Bagan IPO
Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.
- Bagan HIPO
Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).
- Bagan IPO
Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.
- Bagan HIPO
Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).
